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MWST: Problemlos durch die Kontrolle

Die Mehrwertsteuer ist eine Selbstveranlagungssteuer. Es liegt in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, sie korrekt zu deklarieren. 

 

Im Gegenzug ist mit Kontrollen durch die Steuerverwaltung zu rechnen. Wer unangenehme Überraschungen vermeiden will, tut gut daran, potenzielle Problemquellen zu kennen und in der Handhabung der Mehrwertsteuer zu berücksichtigen.

 

Wichtige Formalitäten

Nur korrekte Belege berechtigen zum Vorsteuerabzug. Formal ungenügende Dokumente sind ein denkbar ungünstiger Start in eine Mehrwertsteuerkontrolle. Deshalb ist es für jeden MwSt.-Pflichtigen wichtig, bei eingehenden wie ausgehenden Rechnungen die Formvorschriften zu beachten: Rechnungen müssen immer die MwSt.-Nummer des Lieferanten ausweisen; Name und Adresse des Rechnungsempfängers müssen korrekt sein, d.h. dem Eintrag im Handelsregister entsprechen; aus der Rechnung müssen Lieferdatum oder -zeitraum und die Bezeichnung des Produkts oder der Leistung hervorgehen; neben dem Rechnungsbetrag ist auch der Hinweis auf den angewandten MwSt.-Satz zwingend. Bei Kassenquittungen ist die Empfängeradresse auszuweisen, sobald der Betrag über 400 Franken inklusive Mehrwertsteuer liegt.

 

Korrekte Steuersätze

Zu den Punkten, die bei der Mehrwertsteuerkontrolle unter die Lupe genommen werden, gehört die Anwendung der richtigen Steuersätze. Neben dem Normalsatz von 8 % gelten für viele Produkte und Leistungen der reduzierte Satz von 2,5% sowie der Satz von 3,8% für Beherbergungsleistungen. In diesem Zusammenhang prüfen die Kontrolleure auch, ob die Vorsteuerabzüge respektive die eingereichten MwSt.-Abrechnungen mit den angewandten Sätzen übereinstimmen. Ein weiterer Prüfungspunkt: Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind bezogene Leistungen nur, wenn sie für einen steuerbaren Zweck verwendet werden. Kritisch sind hier zum Beispiel Produkte oder Leistungen zum Eigenverbrauch. Sie dürfen beim Vorsteuerabzug nicht oder nicht vollumfänglich geltend gemacht werden; es braucht in der Buchhaltung eine Vorsteuerkorrektur. Dies gilt auch für gemischte Leistungen. Wenn zum Beispiel eine Unternehmung teilweise steuerfreie Leistungen anbietet (z.B. Schulung/Untermiete) und Infrastrukturkosten für alle Unternehmensbereiche verwendet, muss hier der Abzug anteilsmässig korrigiert und in der Buchhaltung ausgewiesen werden. Das verlangt Spezialistenwissen und gehört zu den wesentlichen Fehlerquellen. 

 

Abstimmung mit Umsatz

Zu den Aspekten, die bei einer Kontrolle häufig Fragen aufwerfen, gehören Umsatzdifferenzen, die nicht geklärt oder nachgewiesen sind. Wenn der Umsatz gemäss Erfolgsrechnung und der auf der MwSt.-Deklaration festgehaltene Umsatz nicht übereinstimmen, braucht es gut dokumentierte Erklärungen. Dies betrifft die oben angesprochenen Aspekte, tangiert aber auch weitere Geschäftsvorgänge (angefangene Arbeiten, Vorauszahlungen, Rückstellungen u.a.), die zu Abweichungen zwischen den Umsätzen gemäss Erfolgsrechnung und MwSt.-Deklaration führen können. Es ist deshalb wichtig, das Rechnungswesen immer auch auf die Anforderungen der Mehrwertsteuer auszurichten.

 

Fehler früh erkennen

Fehler, die sich im Rechnungswesen und in der Handhabung der Mehrwertsteuer einmal eingenistet haben, sind im Nachhinein schwierig zu korrigieren – vor allem wenn es sich um Grundsätzliches handelt. Daher empfiehlt auch die Steuerverwaltung, regelmässig Spezialisten zu konsultieren, die Ungereimtheiten erkennen, solange man sie noch ohne grösseren Aufwand beheben kann.

 

Lukas Herzog – Vizepräsident des Schweizerischen Treuhänderverbands 5. September 2018

 

Stichworte: MWST, Kontrolle